Creación de Orden de Compra para Caja Chica

Para realizar la reposición de gastos de caja chica, debemos realizar dos pasos previos a la entrega de los comprobantes físicos a Contabilidad.

El primer paso es la elaboración de la Orden de Compra para los gastos realizados, este paso lo realizaremos a través del módulo denominado ''Compras".

Una vez ingresemos al módulo Compras, hacemos clic en ''Crear":

La orden de compra solicitará la siguiente información en los datos del encabezado:

1) Proveedor: Si existiese mas de un Proveedor en la Rendición, que es lo mas común, colocaremos simplemente el Proveedor llamado "Proveedores Varios''

2)Referencia de Proveedor: En esta casilla colocaremos todos los números de Facturas y/o recibos que componen la Rendición, separados por un guion ''-''. Ej. 24-145783-640

3)Moneda: Dejamos el valor por defecto en moneda nacional BOB (Bolivianos)

4)Fecha Límite de Pedido: Dejamos el Valor por defecto de la Fecha Actual

5)Fecha de Recepción: Dejamos este valor en Blanco, este valor se autocompletará posteriormente con la fecha de recepción del Almacén.

6) Entregar a: Seleccionamos el Almacén correspondiente a nuestra Obra o Proyecto.

Posteriormente hacemos clic en Agregar Productos y agregamos cuantos productos incluyan nuestras facturas y/o recibos de compras:

Cuando en nuestras rendiciones tengamos facturas de Alimentación, Transporte, Fotocopias u Otros gastos varios, no es necesario agregar uno a uno los ítems y podemos generalizar colocando simplemente por ejemplo ''Alimentación'' o ''Transporte'' y el monto global del gasto.

En la Columna de Productos, podremos elegir los productos que comprenden los gastos realizados y en la Columna Descripción agregaremos a continuación del Producto el numero de la factura donde ese Producto se encuentra.

Luego seleccionamos la cantidad y precio y la Orden de Compra estará casi lista.

En caso que quisiéramos continuar llenando este documento mas tarde, o si pensamos añadir mas gastos, podemos hacer clic en el botón ''Guardar'', esto nos permitirá salvar el avance realizado.

Si ya tenemos listo y concluido el documento, hacemos clic en ''Confirmar Pedido'' y Luego ''Guardar'' y esto nos habilitará la opción de ''Imprimir'' la Orden de Compra.

Esta impresión reemplazará a los Formularios Manuales que llenábamos previamente y se deberá entregar con las Facturas y/o recibos físicamente al responsable de su Aprobación y posteriormente a Contabilidad.

El segundo paso que debemos realizar para la presentación de la Rendición de Caja Chica, es solicitar al Encargado del Almacén, la recepción de los productos que así lo requieran.

En nuestro caso de ejemplo, Alimentación y Transporte no generan ninguna recepción, sin embargo los otros tres ítems si, estas recepciones se generaran automáticamente en Estado Pendiente al Encargado de Almacén, por lo que ellos deben revisar y confirmar las compras realizadas.

Desde la cuenta del Encargado de Almacén se verá así:

Una vez recibidos los Productos por el Almacenero, este le entregará la Nota de Recepción de los materiales, que podrá ser impresa directamente del sistema cuando existan las condiciones en la Obra o podrá ser manual en cuyo caso deberá consignar manualmente el Nro de Recepción Asignado por Sistema.

Este recepción de materiales debe adjuntarse de igual manera de forma física a las Facturas y/o recibos y a la Orden de Compra generada y deberá ser entregada a Contabilidad para su registro.